Coronavírus: seu período de home office mais produtivo

Nos últimos meses, a rotina de todos no mundo mudou drasticamente. Vivemos em um período de reclusão graças à grande pandemia do novo Coronavírus e, de acordo com a Organização Mundial de Saúde (OMS), ficar em casa é uma das saídas para diminuir o contágio.

Com a escalada de casos confirmados no Brasil no mês de março, a recomendação para evitar aglomerações levou muitas empresas a liberar seus funcionários para fazer home office. Algumas empresas já tinham essa cultura desde antes da crise na saúde, mas outras precisaram se adaptar com urgência e adequar seus processos.

A Danza

No caso da Danza, decidimos tomar medidas preventivas enquanto ainda estávamos na agência, como a limpeza frequente de superfícies de muito contato e higienização mais rigorosa de todo o espaço de trabalho. Além disso, de acordo com a recomendação dos órgãos de saúde, mantivemos as janelas abertas. Tudo isso já pensando em alternativas viáveis caso houvesse a necessidade da quarentena.

Na última semana de trabalho na agência, metade dos funcionários foram liberados para o home office enquanto os outros ajudavam a adequar os últimos detalhes, como servidores na nuvem, transferência de arquivos e outras questões técnicas. No dia 20 de março todos já estavam trabalhando de casa.

Comunicação

Um dos maiores desafios de se trabalhar em regime de home office é a comunicação entre a equipe. Neste momento, softwares como Skype, Slack, Zoom, Google Hangouts, Whereby ou até mesmo o WhatsApp ajudam a manter a equipe unida e informada quanto aos processos. O melhor a se fazer é combinar de acordo com o perfil dos funcionários, evitando a dificuldade de se adaptar a uma tecnologia desconhecida. O mesmo vale para reuniões com os clientes.

É importante priorizar as videoconferências para reuniões. Sem ver a expressão dos outros, muitos podem confundir a intenção das falas, o que gera ruídos na comunicação e desentendimentos.

Adequação dos processos

Cabe aos gestores coordenar e instruir como será a operação remota, combinando os detalhes e ouvindo os incômodos que surgem com o choque cultural e dar uma atenção especial à gestão do tempo. A dica é combinar entregas periódicas, seja no dia, seja na semana, para cada time e delimitar bem o início e final do expediente. Uma reunião ou troca de mensagens individuais com o follow-up diário pode ser uma boa marcação de fim do expediente, por exemplo.

Cuidados pessoais

Não deixe de cuidar de você. Reserve um tempo para levantar, caminhar pela casa, se alimentar e beber água. Afinal, até mesmo no escritório temos nossa religiosa “pausa para o café”. O ambiente sem interrupções facilita na concentração, então é necessário se atentar ao tempo de parada, que pode acabar negligenciado.

Para manter a humanidade do processo, também é recomendado ter atitudes um pouco mais informais para compartilhar experiências, como mandar foto da mesa de trabalho, foto do horário de almoço, fazer reuniões por vídeo no jardim de casa ou até mesmo combinar um happy hour online. O líder tem um papel importante aqui, mostrando iniciativas positivas que os colaboradores podem copiar.

Para finalizar, uma outra dica importante é ter sempre paciência e empatia. Como em qualquer mudança, alguns se adaptam melhor e outros levam mais tempo para se adaptar. No caso atual, o cenário de incertezas prejudica a todos. Assim, é importante manter um canal aberto para comunicar e sanar dúvidas e evitar eventuais conflitos.

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